El desafío de implementar un ERP

El desafío de implementar un ERP

Por: Gerardo Rodriguez 

El uso de los sistemas ERP se ha extendido en el sector logístico, sin embargo junto con las implementaciones CRM, se han convertido en el más típico caso de fracaso en la implementación de software empresarial. ¿Cuáles son las más típicas razones del fracaso?

* No obtener el esperado retorno de inversión

* Incumplimiento de los plazos de implantación y retraso en la puesta en marcha

* Incumplimiento de presupuesto

* Provocar innumerables daños al funcionamiento de la organización debido a los fallos del sistema

Los principales problemas vienen derivados de las siguientes causas:

Falta de compromiso de los máximos responsables de la empresa: Los equipos directivos suelen delegar la tarea de supervisión del proyecto de implantación de un ERP a los mandos inferiores, con el riesgo de desconocer los puntos críticos del proyecto.

Inadecuada definición de los requerimientos: Falta de entendimiento y metodología en el desarrollo de los requerimientos.

Elección de productos insuficientes para cubrir las necesidades del proyecto: Esto suele ocurrir cuando existe una inadecuada definición de los requerimientos, o las personas que se encargarán de la elección del producto no tienen el tiempo o la preparación adecuada para llevar a cabo esta labor. Otro error muy común es implantar un sistema con el que hemos trabajado en otra compañía o nos recomienda un conocido sin definir nuestras necesidades reales.

Uso de recursos inadecuados: La implementación de un sistema de gestión debe ser tratada como la actualización de la infraestructura de la compañía,

Resistencia al cambio: La deficiente gestión del cambio producido por el nuevo producto, que  suele venir dada por la falta de comunicación de los objetivos del proyecto.

Error de cálculo en tiempo y esfuerzo: Aquellos que creen que la implementación de un sistema de gestión es instalar un software a donde darle siguiente, siguiente, y comenzar a trabajar están muy equivocados. Hay que planificar la implementación como la de cualquier otro proyecto de información.

Falsas expectativas: La falta de entendimiento o conocimiento del proyecto suele conllevar a crear falsas expectativas sobre el retorno de la inversión y el beneficio del proyecto.

Formación y entrenamiento inadecuados: La formación en el nuevo sistema es crítica, los usuarios dejan dejar de trabajar con su herramienta habitual, para enfrentarse a una nueva forma de hacer las cosas, con nuevas pantallas y procedimientos para llevar a cabo sus habituales tareas.
Los dos pilares fundamentales o principales ideas en la implementación de un ERP y que nunca debemos perder de vista,  son que los sistemas de gestión son parte de la infraestructura de la organización, son herramientas estratégicas para la supervivencia y el éxito de la compañía, y por otro lado,  los sistemas de información tienen la tarea de soportar los procesos de negocio e incrementar la productividad.

Outsourcing ¿Tercerizar ó no? esa es la cuestión

Por Gerardo E. Rodriguez

Cuando hablamos de tercerización, tradicionalmente nos referimos a contratar a otra empresa para que realice determinadas tareas para nosotros: tareas que hacen a nuestra actividad empresarial pero no al core business del negocio.

Este concepto se basa en que, con la alta exigencia de calidad que demanda la globalización, ninguna empresa puede “hacer todo” de una manera totalmente eficiente, y que hay una cantidad de actividades o procesos que no tienen que ver con el negocio central, que podrían ser realizados por terceros de una manera más eficiente y económica.

“La tercerización (o outsourcing, en inglés) es la transferencia de la responsabilidad operativa de ciertos procesos en alguien externo a la organización”

¿Hacer ó comprar hecho?

Pasos para decidir

       1-     Definir cuáles son las actividades claves o centrales de la empresa. Son aquellas que generan más valor y distinguen a la empresa de la competencia, por lo tanto no se deberían delegar en un tercero.

       2-     Evaluar todas las actividades relevantes de la cadena de valor. Analizar los costos de cada actividad o proceso en la empresa.
 3-     Comparar los costos de hacer y comprar hecho. Determinar el costo de la “compra” de un producto ó servicio no sólo incluye el precio, sino todos los gastos involucrados en el proceso de adquisición y gestión de la relación comercial.

       4-     Análisis de la relación con el proveedor. En muchos casos, la tercerización de actividades puede requerir la conformación de verdaderas alianzas o asociaciones con los proveedores con contratos más o menos estrictos.

Opciones del outsourcing

Básicamente tenemos tres tipos ó niveles de tercerización:

·         In Company: Las tareas (por ejemplo limpieza y mantenimiento) se realizan dentro de la propia empresa, pero por parte de personal que pertenece a otra compañía.

·         Near shore: Las tareas (como facturación, liquidación de sueldos o confección de piezas y partes) se realizan en otra compañía.

·         Off Shore: Gracias a las tecnologías de información y comunicaciones (TICs) se pueden delegar tareas hacia compañías y trabajadores en el exterior.

Ventajas y desventajas

VENTAJAS

Permite enfocarse en el negocio principal de la empresa Estimula la adopción de mejores prácticas Reduce costos operativos

DESVENTAJAS

Dependencia de proveedores externos Pérdida de conocimientos y capacidades Complejidad en los contratos de relación de partes

Conclusión

Conviene tercerizar un servicio si se busca: 

Innovación en logística de distribución

Por Carolina Galibert

La globalización de los mercados y la disponibilidad de nuevas tecnologías impulsaron en estos últimos años el estudio y análisis de la logistica y los transportes en todo el mundo.

Los clásicos problemas de transporte, ruteo e inventario comienzan a ser estudiados dentro de la cadena de supply chain management y debido a la información on-line resulta más simple analizar un problema como así también llevar a cabo el proceso  de toma de decisiones.

Tanto la logistica como las funciones de distribución son parte de una corriente de procesos que atraviesan muchas unidades de negocios dentro de una misma organización. En este caso el énfasis debe estar puesto en lograr que la estructura de trabajo permita a todo el sistema desarrollarse en sus niveles óptimos.  En línea con este apartado aparece la técnica del 6 sigma como una herramienta para eliminar las actividades que no agregan valor. Es importante tener en cuenta que si bien no existe un método único para resolver un problema y conseguir altos niveles de desempeño en los procesos,  contamos con una metodología que no solo puede colaborar con este fin si no que también nos ofrece un proceso estructurado y enfocado paso a paso en la construcción de programas de mejora y creación de valor.

Este proceso estructurado del que hablamos consta de 5 pasos

Definir: Implica identificar problema, definir los requerimientos del cliente y establecer objetivos.

Medir: En esta fase se Validara el problema, se medirán las entradas claves para el proceso y se establecerán posibles causas del problema.

Analizar: Continuando con el análisis en la etapa de “analizar” se deben probar las causas del problema en cuestión, identificar las causas raíces, y se comienzan a esbozar las acciones correctivas iniciales.

Incrementar: Se estandariza la solución, controlando las causas raíces, y a su vez se comienza con la medición de resultados.

Controlar: Dentro de la última fase de esta metodología Establecer controles que garanticen el sostenimiento de la solución en el tiempo y para esto se establecerán las mediciones necesarias para el caso.

Queda planteado el interrogante, en qué problema es necesario centrarse y cómo garantizar que estamos realmente enfocados al cliente.

En todo caso debemos orientar las acciones en función de la estrategia del negocio, alinearlo al Balanced Scorecard  (Cuadro de Mando Integral - CMI) priorizando las actuaciones sobre aquellos procesos clave que aporten valor añadido al cliente.

¿Qué diferencia hay entre Logística y “Cadena de suministro” ("Supply Chain") ?

Diferenciando conceptos

Por Gerardo E. Rodriguez

La logística  tradicionalmente es la actividad de suministro de productos desde la planta de fabricación o el proveedor (origen) hasta la entrega al cliente final (destino). En la actualidad  se ha integrado al concepto de "Supply Chain Management" o SCM, en español Cadena de suministro, cuyo objetivo es optimizar la gestión de los flujos físicos, administrativos y de  información a lo largo de la cadena logística desde el proveedor del proveedor hasta el cliente del cliente.

Está presente en todos los niveles de la empresa:

Nivel operacional – para la gestión de los flujos físicos de los productos que hay que entregar

Nivel táctico – para definir las organizaciones y pilotar estos flujos a medio plazo

Nivel estratégico – para definir las orientaciones durables.

¿Cómo definimos a SCM? “Planificar toda la actividad de la empresa, las compras, la producción y la distribución de los productos, adecuándose y respetando las demandas de los clientes”. Esta podría ser una definición sintética de la optimización de la supply chain.

La Supply Chain contiene todas las actividades asociadas con los flujos y la transformación de los productos, desde las materias primeras hasta el producto terminado entregado al cliente final, así como los flujos administrativos y de informaciones asociados.

 La Cadena de suministro, el SCM o "Supply Chain Management" se define entonces como la integración de estas actividades. Representa una ventaja competitiva para la empresa colocando en el centro del sistema la satisfacción de las necesidades cliente.

Retos

1    Satisfacer las expectativas de los clientes: la flexibilidad de la organización y la fiabilidad de los plazos acondicionan la satisfacción de los clientes,

2     Reducir los costes: la integración de los flujos físicos y de las informaciones, del punto de fabricación a la entrega al cliente. Todo esto reduce los costes globales de la cadena logística,

3     Optimizar la utilización de los activos: creando una conexión entre los procesos de la empresa, los activos están utilizados de manera optimizada (recursos humanos, equipos, materias primeras, productos semi acabados, productos terminados).

La clave del éxito reside en la puesta en coordinación de las herramientas, procesos y prácticas diarias con la estrategia Supply Chain definida por la empresa.

 Sistemas de Información usados

Como herramientas Supply Chain, encontramos tres grandes tipos de familia:

La planificación (SCP = Supply Chain Planning)

La ejecución (SCE = Supply Chain Exécution)

La evaluación (SCEM = Supply Chain Event Management)

Las aplicaciones SCP sirven para planificar los procesos de la cadena logística.

Las aplicaciones o la herramienta SCE permiten administrar la ejecución de las operaciones logísticas (Compras, aprovisionamientos, gestión de la producción, la gestión de las existencias, productos semi acabados, producidos remates, gestión de las operaciones de transporte).

En el SCE encontramos:

-El MES para la fabricación (Manufacturing Execution System)

-El WMS para la gestión de los almacenes (Warehouse Management System)

-El TMS para la gestión del transporte (Transporte Gestión de empresas System)

-El OMS para administrar los pedidos y las ventas (Order Management System)

Las aplicaciones de SCEM ayudan a pilotear y a controlar la cadena logística

Muchas de estas herramientas especializadas desarrollaron interfaces con los ERP disponibles en el mercado.

En conclusión, la clave es: INTEGRAR y OPTIMIZAR  procesos como:

Previsiones de la demanda,

Planificación de las necesidades (MRPII),

Gestión de la cadena logística,

Gestión de la distribución,

Optimización niveles de existencias,

Gestión de almacenes y emplazamientos,

Gestión relación proveedor,

Gestión de las compras,

                Trazabilidad de los flujos.

Logistica SEIS SIGMA

Por Carolina Galibert

…"Si quieres resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”… Bajo esta premisa abrimos el debate desde este blog con el deseo de llevar las herramientas del mejoramiento continuo al ámbito de la Logistica. En este espacio  vamos a desarrollar conocimientos de calidad, Seis Sigma y Kaizen todo orientado hacia el área de servicios.

Seis Sigma nace en 1986 ante el interrogatorio de Motorola: Como podemos mantenernos en el negocio. En función de eso se desarrolla esta metodología como una forma de transformar a la organización.

Esta herramienta nos podrá colaborar en:

Mejorar la satisfacción del cliente: Traduciendo sus requerimientos en especificaciones. Mediante la encuesta de satisfacción al cliente se pueden conocer los deseos más profundos de nuestros clientes con el objeto de analizar sus expectativas y transformarlas en servicios.

Reducir el tiempo de Ciclo: Eliminando actividades que no agregan valor. El ejemplo típico en este caso puede venir dado por el tiempo en que llega la mercadería hasta que sale a distribución, o bien otro caso muy común es el tiempo que pasa desde que se pagan a los proveedores hasta que se logra cobrar al cliente el servicio prestado.

Reducir  defectos: Disminuyendo la variación y logrando procesos más predecibles. Ejemplos típicos en la actividad Logistica suelen ser: Falta de un layout, puede generar que se estiben mercaderías de alta rotación en lugares inaccesibles que podrían causar roturas en las mismas, en los equipos o infraestructura, como así también podrían generar mayores costos.

Solucionando problemas del negocio: Permite identificar y controlar causas de los problemas. Acá se pueden mencionar problemas de diversas índoles pero uno de los más comunes es contar con un sistema informático que no se adapta a las necesidades de la operación.

En nuestra organización podremos encontrarnos con problemas específicos, que requerirán de una experticia  concreta o un conocimiento altamente técnico. El resto de las dificultades pueden resolverse por las mismas personas que manejan esa operación día a día, el problema en este caso viene dado por la falta de un herramental adecuado que pueda orientar las acciones de nuestros colaboradores hacia la solución.

Siempre que pretendamos resolver un problema, debemos tener en cuenta que necesitamos involucrar a los participantes para que mantengan un pensamiento abierto, que puedan procesar información, y que estén orientados al trabajo en equipo.  Con el transcurso del tiempo y trabajando bajo una metodología estructurada, se podrá conseguir la CULTURA Seis sigma alineando todos los procesos hacia la mejora continua.

Esta cultura una vez arraigada podrá colaborar a enfocar las acciones de mejora hacia los clientes, generar un retorno positivo devenido de las acciones de mejora, y como eje principal cambiar el modo en que opera la dirección.

Operador Logístico Seguro (OLS) - Parte II

Por Gerardo Ezequiel Rodriguez

¿Cuáles son las ventajas de ser un OLS?

La habilitación como Operador Logístico Seguro (OLS) permitirá efectuar operaciones de transporte de carga en el “ambiente OLS”, lo que garantizará la trazabilidad y seguridad de la carga en toda la cadena logística. De esta manera se facilitarán los procesos de transporte de las cargas en determinadas zonas con disminución de costos operativos.

¿Cuáles son los beneficios de la operatoria?

·         El importador nacionaliza la mercadería en la Aduana de destino.

·         El OLS asume la responsabilidad ante Aduana por los derechos y gravámenes, que están cubiertos por póliza de caución anual

·         Mayor seguridad y control en el movimiento de la mercadería por uso del PEMA.

·         Reducción de costos del seguro (por uso del PEMA).

·         Eliminación de gastos adicionales en Buenos Aires (verificaciones, pérdidas de forzosos, etc.).

·         Mayor claridad y previsión de los costos totales de la operación.

·         Menores costos de almacenaje que los de Buenos Aires.

Al presente, se encuentran habilitados únicamente las rutas y depósitos siguientes:

1. Dep. Fiscal Murchison (Buenos Aires)  /  Depósito Fiscal Binder (Rosario)

2. Dep. Fiscal Murchison (Buenos Aires)  /  Depósito Fiscal Tortone (Córdoba)

En resumen, es un sistema que, tanto para el traslado de contenedores completos (FCL) como para carga suelta (LCL) funciona con rapidez y eficiencia.

OLS  en Córdoba

La ruta autorizada para la plaza Córdoba es desde el Depósito Fiscal Murchison (Buenos Aires)  hasta el Depósito Fiscal Tortone (Córdoba) y el servicio es brindado por Maritime Service Line. Comenzó operativamente en Septiembre del 2010 pero explotó significativamente a partir del primer semestre del 2011 y MSL estima que se va seguir incrementando. El gran incremento se da porque el sistema OLS es muy beneficioso para las empresas grandes que manejan grandes volúmenes de carga que por se ven sumamente afectadas por costos importantes si por alguna cuestión aduanera sus cargas quedan detenidas en Buenos Aires.

¿Cuáles son las exigencias básicas para inscribirse y actuar bajo el "sistema OLS"?

 Los requisitos para la adhesión se pueden consultar desde: www.afip.gob.ar

Operador Logístico Seguro (OLS) - Parte I

Por Gerardo Ezequiel Rodriguez

El contexto logístico es un entorno de permanentes cambios, con multilples variables en juego y una marcada competencia entre los oferentes de servicios. Es esta competencia la que obliga a estar constantemente atento a las tendencias del mercado y sobre todo a las nuevas exigencias de la demanda.  

Cuando hablamos de Operadores Logísticos (OL), nos referimos a empresas que ofrecen servicios de tercerización en actividades logísticas para terceros. Dependiendo del grado de tercerización de estos servicios podemos clasificar a los (OL) en:

Los 1PL (First Party Logistics) : sub-contratado del transporte

Los 2PL (Second Party Logistics) : externalización del transporte y del almacenamiento

Los 3PL (Third Party Logistics) : externalización de la resolución de problemáticas globales

Los 4PL (Fourth Party Logistics) : el operador se responsabiliza de la optimización de una cadena global incluyendo su cliente, sus clientes y los proveedores de su cliente.

Un nuevo concepto dentro de los OL es el de Operador Logístico Seguro (OLS)

El trabajo de los Despachantes de Aduana, Forwarders y Agentes de Transporte Aduanero del interior, se ve notoriamente beneficiado al mover sus cargas bajo este novedoso sistema.

El sistema favorece a los importadores del interior y a sus prestadores de servicios.

En relación a los tránsitos de importación, la resolución general (AFIP) 2665/09 publicada en el BO en Setiembre de 2009 estableció la figura de Operador Logístico Seguro que entro en vigencia en julio del 2010. Este sistema les otorga la posibilidad a sus usuarios de realizar el retiro de los contenedores FCL y LCL directamente en tránsito desde Buenos Aires a Rosario y Córdoba, sin la necesidad de presentar ante la aduana la declaración detallada ni la intervención de un despachante en Buenos Aires y, de esta forma dirigir la carga directamente a destino bajo un control de seguridad  y nacionalizar una vez arribada la mercadería a destino.

¿Qué elementos comprenden al Sistema de Operador Logístico Seguro?

 Operador Logístico Seguro ("OLS"):  sujetos con roles de Depositarios, Agentes de Transporte Aduanero y transportistas, que adhieran en forma simultánea, individual y voluntaria al "sistema OLS", a fin de realizar entre sí las operaciones habilitadas por la presente. La adhesión a este sistema tendrá carácter voluntario.

 "Ambiente OLS": la zona predefinida, conformada por delimitaciones de las zonas primarias aduaneras de los depósitos fiscales y las vías terrestres de comunicación entre ellos autorizadas, dentro de la cual la carga podrá ser transportada por los sujetos autorizados. 

En la segunda entrega, se verán las ventajas y beneficios de un OLS.

¡Bienvenidos!

Desde SET Soluciones Logísticas inauguramos este espacio para aportar conocimiento al campo de la logística. Creemos firmemente en la libre circulación del conocimiento y sabemos que nuestros profesionales tienen mucho que ofrecer al área.
Aquí, podrá encontrar desarrollos teóricos sobre diferentes temáticas que afectan el mundo logistico, desarrolladas en profundidad para poder generar nuevos interrogantes. Sabemos que por medio de contribuciones colectivas se disparan mejoras que tal vez afecten a diferentes procesos y se puede, así, construir un mejor espacio laboral.
Queremos, además, escuchar otras voces, por medio de comentarios, e-mails y demás para poder vincularnos de una forma más directa con la comunidad logística y colaborar más activamente. Esperamos que hagan suyo este espacio para contribuir con la logistica profesional.